Es gibt zahlreiche Zeitmanagement-Techniken, alle mit dem Zweck, die Zeit optimal zu nutzen und produktiver zu arbeiten. Eine aus den 1980er Jahren ist die von Francesco Cirillo entwickelte Pomodoro-Technik. Pomodoro ist italienisch und heißt Tomate. Der Name rührt daher, dass Cirillo für seine Technik eine Eieruhr zu Hilfe nahm und diese die Form einer Tomate hatte.

Cirillo unterteilt in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten – weil sich seine Tomaten-Uhr bis 25 Minuten einstellen ließ. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten. Und nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

Dieses Arbeiten in Zeiteinheiten trägt tatsächlich zu einer Produktivitätssteigerung bei, da man in der Regel bemüht ist, in der festgelegten Zeit die vorgenommene Arbeit zu erledigen.

Zeitfresser ausschalten!

Bevor Sie sich an die Umsetzung dieser Methode machen, müssen Sie sich zuerst fragen, was Sie am produktiven Arbeiten hindert. Die üblichen Verdächtigen sind wohl die Zeitfresser, die sich in unserem Arbeitsalltag schleichen. Dazu gehört jede Art von ungewollten Unterbrechungen und Störungen, wie beispielsweise Telefonate, Handy oder andere Ablenkungen.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, diese Zeitfresser während einer Arbeitseinheit weitgehend auszuschalten, damit Sie sich eben 25 Minuten ungestört und konzentriert der entsprechenden Aufgabe widmen können.Dieses Abschotten – und sei es nur für eine 25-Minuten-Arbeitseinheit – lässt sich wohl in den meisten Fällen umsetzen.

Müssen es genau 25 Minuten sein?

Natürlich können Sie auch beliebige andere Arbeitseinheiten festlegen. Aber in der Praxis haben sich die 25 Minuten als optimal herausgestellt. Sie werden jetzt sich vielleicht fragen, wie Sie an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen. Um an solchen Arbeitseinheiten zu kommen, gibt es drei Möglichkeiten:

1. Sie haben eine Aufgabe, die Sie in einer Einheit von 25 Minuten schaffen.
2. Sie fassen mehrere kleine Aufgaben (Buchhaltung, E-Mail etc.) in dieser Arbeitseinheit zusammen
3. Sie unterteilen eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten.

Nun zur Zeitmessung: Für die Pomodoro-Technik erfüllt eine einfache Stoppuhr oder Wecker alle Anforderungen. Auch gibt es mittlerweile jede Menge von Applikationen auf dem Computer, Telefon oder Tablet. Diese Applikation bieten den Vorteil mit weiteren Funktionen, wie z.B. einer Aufzeichnung der einzelnen Einheiten eine Möglichkeit im Nachgang noch einmal anzuschauen und zu prüfen.