Die 5S-Methode ist eine Vorgehensweise, um den Arbeitsplatz und die Umgebung so zu gestalten, dass man sich optimal auf die wertschöpfende Arbeit konzentrieren kann. Mit der 5S-Methodik verfolgt man daher das Ziel, durch Strukturierung und Organisation die nicht wertschöpfende Tätigkeiten, also Verschwendung, entweder zu eliminieren oder auf ein Minimum zu reduzieren.

Durch Anwendung der 5S-Methode lassen sich Suchzeiten für das Auffinden von wichtigen Werkzeugen oder auch notwendigen Dokumenten wesentlich reduzieren. Wegezeiten und Transportaufwände kann man durch eine optimale Anordnung auf ein Mindestmaß reduzieren. Unerwartete Ausfälle von Maschinen und Betriebsmitteln können in vielen Fällen durch regelmäßige Reinigung verhindert bzw. rechtzeitig entdeckt werden. Fehler durch Verwechselung können vermieden werden, indem man durch die Einführung einer entsprechenden Visualisierung der Verwechselungsgefahr von Werkzeugen und Materialien entgegenwirkt.

Mit 5S lässt sich also die Verschwendung bei der Arbeit nachhaltig verringern! Jeder wird in die Lage versetzt, sich in zunehmenden Maßen auf die wichtigen und wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren zu können. Die Produktivität des durch 5S optimierten Bereichs steigt!

Im 5S-Zyklus werden insgesamt fünf Einzelschritte durchlaufen, deren Bezeichnungen jeweils mit dem Buchstaben "S" beginnen.

1 S = Sortieren:

• Sortieren im Sinne von Aussortieren
• Sortiere aus! Trenne Dich von allen Dingen, die für die Durchführung der Arbeit nicht benötigt werden und entferne sie dauerhaft vom Arbeitsplatz.

Dadurch entsteht mehr Platz für die tatsächlich benötigten Arbeitsmittel und Materialen, und die Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz nimmt zu.

2 S = Systematisieren:

• Entwickelln Sie eine Systematik für die Anordnung derjenigen Dinge am Arbeitsplatz, die täglich benötigt werden.
• Die Anordnung von Werkzeugen, Betriebsmittel und Materialien wird entsprechend ihrer Verwendungshäufigkeit und/oder Verwendungsreihenfolge festgelegt. Sehr häufig verwendete Arbeitsmittel werden möglichst nah am Ort der Verwendung angeordnet.
• Kennzeichnen Sie alle Arbeitsmittel und ihre entsprechenden Lagerorte so, dass die eindeutige Zuordnung zwischen Arbeitsmittel und Lagerort leicht erkennbar ist.
• Nutzen Sie dazu das Mittel der Visualisierung (z.B. Schattentafeln, Bilder des Soll-Zustandes), um Abweichungen vom Soll-Zustand schnell erkennen zu können.

3 S = Säubern:

• Säubere den Arbeitsbereich regelmäßig!
• Das Reinigen des Arbeitsplatzes ist gleichzeitig auch immer Inspektion, da während des Reinigungsvorgangs Abweichungen und Defekte an Arbeitsmitteln festgestellt werden können.
• Identifizieren Sie die Ursache für die Entstehung von Verschmutzung und stellen Sie diese nachhaltig ab!

4 S = Standardisieren:

• Schaffen Sie Standards innerhalb des Arbeitsbereichs und möglichst auch bereichsübergreifend, damit sich jeder problemlos zurecht finden kann.
• Ein Standard ist zum Beispiel die Verwendung eines einheitlichen Farbcodes für verschiedene Markierungen (Bei Änderungen von Dokumenten) oder die bebilderte Darstellung des Schrankinhaltes.
• Reinigungspläne definieren den Standard bezüglich des Reinigungsvorgangs. Mittels Reinigungsplan wird festgelegt, welche Dinge, Flächen oder Bereiche wie oft und wann gereinigt werden sollen und worauf bei der Reinigung besonders zu achten ist.
• Die Erstellung von 5S-Auditformularen bzw. 5S-Checklisten ist hilfreich, um Abweichungen vom Standard festzustellen und zu dokumentieren.  Abweichungen vom Standard systematisch zu erkennen, um sie anschließend abzustellen, ist eine wesentliche Voraussetzung für die 5S-Methode.

5 S = Selbstdisziplin & ständiges Verbessern:

• Halten Sie sich an die Regeln für Ordnung und Sauberkeit!
• Führen Sie regelmäßig Prüfungen durch und erfassen Sie Abweichungen vom Standard (mittels Audits oder Checklisten).
• Kümmere Sie sich darum, dass diese Abweichungen abgestellt werden.

Durchlaufen Sie den 5S-Zyklus in regelmäßigen Abständen mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung!